allgood » Komunikacja wewnętrzna w organizacji - po co, dla kogo no i… po co?

Być może zabrzmi to jak truizm, bo większość z nas to doskonale wie, ale o organizm najpierw trzeba zadbać od wewnątrz. Cytując klasyka - w zdrowym ciele zdrowy duch, a ryba psuje się od środka. Dlatego dbając o siebie stawiamy na nawodnienie i dietę. Dbając o samochód nie zakładamy, że myjnia raz na jakiś czas załatwi temat przeglądu, czy choćby tankowania.

I tak samo jest w organizacji. Niezależnie czy jest to duża korporacja, czy kilkuosobowa firma. To właśnie dobrze funkcjonujące wnętrze jest bazą do świetnych wyników na zewnątrz. Warto więc zastanowić się jak realnie można o to dbać. Możliwości i kierunków jest wiele… ja na początek chcę skupić się na jednym z nich. Komunikacji w organizacji.

No to zacznijmy od początku…

Dział komunikacji lub stanowisko specjalisty ds. komunikacji najczęściej spotkamy w dużych, rozbudowanych organizacjach. No i ma to swoje uzasadnienie. W takiej strukturze zazwyczaj mamy na co dzień do czynienia z licznymi zespołami, wieloma procesami, zmianami, projektami i inicjatywami. Nie trudno się w tym pogubić, próbując wyłapać co jest tak naprawdę ważne.

Jednym z zadań takiego działu/specjalisty jest w bardzo dużym skrócie:

zbieranie i selekcjonowanie informacji z organizacji biorąc pod uwagę co może być ważne dla pracowników, a co jednak wprowadzi chaos informacyjny,
przekładanie informacji na prosty i zrozumiały język (język komunikacji to jest temat rzeka, który na pewno kiedyś też chętnie opiszę, bo korpomowa ma się świetnie, tylko komu tak naprawdę służy i co daje? :))
zadbanie o to, aby informacja dotarła do wszystkich pracowników - i tu pojawia się cały wachlarz narzędzi i kanałów do dyspozycji ( o czym też wam niebawem opowiem)
odpowiednie zaplanowanie komunikatu w czasie (ale o tym więcej przy temacie tworzenia planu komunikacji)

Czy to oznacza, że komunikacji wewnętrznej potrzebują tylko duże organizacje?
No nie do końca. Tak samo jak w dużej firmie, tak i małej, aby pracownik identyfikował się z firmą i chciał naprawdę mieć wpływ na jej funkcjonowanie i rozwój powinien wiedzieć czym żyje firma, być na bieżąco z tym co jest aktualnie priorytetem, a co jest w planie na kolejne tygodnie lub miesiące. Tu występuje bardzo proste przełożenie - brak informacji, brak zainteresowania, brak zaangażowania. A to i tak dopiero czubek góry lodowej w przypadku braku komunikacji.

Stawiając pracowników jako partnerów do rozmowy, sprawiasz, że czują się członkiem zespołu i chcą angażować swoją energię w funkcjonowanie firmy.

Dlatego niezależnie od wielkości Twojej firmy, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

Czy pracownicy wiedzą co ważnego aktualnie się dzieje w firmie?
Skąd pracownicy czerpią wiedzę na ten temat?
Czy jest to wiarygodne źródło?
Czy zwracasz uwagę kto, kiedy i w jaki sposób przekazuje w Twojej firmie informacje?
Czy w firmie pojawiają się plotki?

Wszystkie te czynniki wpływają na to, jaki w firmie jest poziom zaufania, zaangażowania oraz jaka panuje atmosfera. Warto na to zwrócić uwagę.

No dobrze... to co się dzieje, gdy komunikacji zabraknie i kto tak naprawdę na tym traci?

Na początek wyobraź sobie sytuację, dajmy na to w restauracji - scenariusz rodem wyjęty z „Kuchennych Rewolucji”. Przychodzisz do fajnej knajpki, świetny wystrój, atmosfera, pyszne menu… no tylko ten kelner. Jakiś taki obojętny, niedoinformowany, obsługuje Cię z obojętnością i…

nie wie o tym co wyróżnia nową pozycję w menu, bo „szef coś znowu wymyśla i ciągle zmienia to menu”
administrator FB wrzucił informację o konkursie, ale on w sumie zupełnie nie wie o co tam chodzi
a może manager restauracji dba o to, żeby składniki zawsze były świeże i lokalne, a on z braku wiedzy mówi, że to pewnie mrożonki.

I mimo, że w sumie nieźle najedzony to, całkiem prawdopodobne, że jednak wychodzisz zniesmaczony.

I teraz pytanie - kto tu najbardziej traci? Tak naprawdę to trochę wszyscy. I klient i kelner, no i biznes.

No i konkursowe pytanie bonusowe - kto jest odpowiedzialny za tę sytuację? Pracownik, czy pracodawca? A może jednak klient, który za dużo wymaga? :) Przecież wszyscy znamy tę retorykę.

No i jak to w życiu bywa, nic nie jest czarno-białe, ludzie są różni, a do tanga trzeba dwojga. I oczywiście pracownik powinien mieć wiedzę na temat swoich zadań i procesów, to jednak skłaniam się ku stwierdzeniu, że wszystko zaczyna się od wyznaczonych standardów współpracy i funkcjonowania firmy.

Komunikacja krok po kroku - od czego zacząć i jak kontynuować?

W firmach, w których nie ma jeszcze przyjętego standardu komunikacji warto krok po kroku wprowadzać prostą praktykę dzielenia się wiedzą i wymiany informacji.

Możesz zacząć od:

regularnych spotkań z udziałem całego zespołu, gdzie każdy ma szansę przekazać informacje ze swojej działki i usłyszeć z pierwszej ręki co jest na tapecie współpracownika,
prostych mailingów do wszystkich pracowników z informacjami co ważnego dzieje w firmie,
stworzenia wspólnego kanału na komunikatorze do wymiany codziennych informacji

Warto także pomyśleć o rozwijaniu kompetencji miękkich i tworzyć przestrzeń do swobodnej komunikacji. Zachęcaj i propaguj otwartość rozmów, bez obaw przed oceną. Jeżeli jako pracownik uważasz, że komunikacja jest ważna - spróbuj oddolnie wprowadzić dowolną formę komunikacji jako Twój standard. Kto wie? Może się sprawdzi, spodoba i zrobi realną różnicę?

Wiem, że to może wydawać się na początku wyzwaniem - bo to czas, a jak wiemy czas to pieniądz. I dodatkowy wysiłek, no i trzeba zaangażować współpracowników i przekonać do tego, że komunikacja jest ważna.

Ale wiem też z praktyki, że o tym jak ważna jest komunikacja bardzo łatwo zapomnieć - szczególnie w wirze codzienności i wielu innych zadań i priorytetów - a potem trudno to odkręcić. I uwierzcie mi, mimo świetnego zaplecza w postaci funkcjonującego standardu komunikacji wewnętrznej w firmie od wielu lat, dostępnych narzędzi i niemałego doświadczenia, ja też mierzę się z tym samym wyzwaniem - aby codziennie od nowa przypominać, że komunikacja to wysiłek warty podjęcia.

Natomiast naprawdę w to wierzę i z uporem maniaka staram się zarażać tą wiarą innych.

Jeszcze nie wierzysz? To mam propozycję...

Na początku po prostu przyjmij za pewnik, że komunikacja w zespole to jest ważny element.
W kolejnym kroku wprowadź proste narzędzia komunikacji i zobacz co się zadzieje. Jestem przekonana, że zauważysz różnicę.

A co dalej? O tym już niebawem.

It’s ALL GOOD!

Sława

Twój e-mail:
Treść wiadomości: